Đổi visa D-4 sang D-2 tại Hàn Quốc: Hồ sơ cần gì, chỗ nào dễ bị yêu cầu bổ sung?

Một checklist “hồ sơ đổi sang visa D-2” đang được chia sẻ trong cộng đồng du học sinh Việt Nam tại Hàn Quốc. Các nhóm giấy tờ trong đó khá sát với hướng dẫn của nhiều trường, nhưng không nên sao chép máy móc: mức chứng minh tài chính, giấy tờ học lực, TOPIK và lệ phí có thể khác theo trường, chương trình và từng hồ sơ.

KVBiz tổng hợp lại theo hướng dễ chuẩn bị và an toàn hơn dưới đây.

Trước hết, cần xác định đúng loại visa D-2

Visa D-4 thường dành cho chương trình đào tạo không cấp bằng; D-4-1 phổ biến với người học tiếng Hàn. Visa D-2 dành cho chương trình đào tạo chính quy:

• D-2-1: hệ cao đẳng.
• D-2-2: hệ đại học.
• D-2-3: hệ thạc sĩ.
• D-2-4: hệ tiến sĩ.

Phân loại này được công bố trên Study in Korea của Chính phủ Hàn Quốc.

Du học sinh nên bắt đầu thủ tục ngay khi nhận đủ giấy nhập học và hoàn tất trước khi chương trình chính khóa bắt đầu, đồng thời tuyệt đối không để quá ngày hết hạn lưu trú hiện tại. Đại học Ajou cũng hướng dẫn sinh viên D-4 chuyển sang D-2 trước học kỳ.

10 nhóm giấy tờ nên chuẩn bị

Danh mục chính xác có thể khác nhau, nhưng bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:

1. Đơn đăng ký tổng hợp – 통합신청서.

2. Hộ chiếu bản gốc và bản sao trang thông tin.

3. Thẻ đăng ký người nước ngoài – 외국인등록증.

4. Ảnh 3,5 × 4,5 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng.

5. Giấy báo nhập học tiêu chuẩn – 표준입학허가서 do trường mới cấp.

6. Giấy xác nhận đã đóng học phí.

7. Giấy tờ từ trường học tiếng: xác nhận đang học hoặc hoàn thành khóa, bảng điểm và giấy xác nhận chuyên cần của các kỳ.

8. Bằng tốt nghiệp và bảng điểm của bậc học gần nhất; tùy trường hợp có thể cần Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

9. Giấy chứng minh tài chính theo yêu cầu của trường và cơ quan xuất nhập cảnh phụ trách.

10. Giấy xác nhận nơi cư trú còn hiệu lực.

Các hướng dẫn hiện hành của Đại học Ajou, Đại học Công giáo Busan và Đại học U1 đều có các giấy tờ cốt lõi như đơn đăng ký, hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy nhập học và chứng từ học phí. Cơ quan tiếp nhận vẫn có thể yêu cầu bổ sung theo từng hồ sơ.

Chứng minh tài chính: không có một con số dùng chung

Đây là mục dễ gây hiểu nhầm nhất khi xem các infographic trên mạng. Số tiền tối thiểu, loại tài khoản, người đứng tên và thời hạn của giấy xác nhận số dư có thể thay đổi.

Ví dụ, một hướng dẫn của Đại học Công giáo Busan nêu mức tham khảo 16 triệu won, tài khoản ngân hàng Hàn Quốc đứng tên sinh viên và giấy được cấp trong vòng 30 ngày. Đây chỉ là yêu cầu của một hướng dẫn cụ thể, không phải mức mặc định cho mọi trường và mọi hồ sơ D-4 → D-2.

Trước khi xin giấy ngân hàng, nên hỏi phòng sinh viên quốc tế của trường mới bốn câu: cần bao nhiêu tiền, tài khoản ở Hàn hay nước ngoài, ai được đứng tên và giấy phải được cấp trong bao nhiêu ngày.

Giấy tờ nhà ở phải khớp với nơi đang cư trú

Nếu hợp đồng thuê nhà đứng tên sinh viên, thông thường cần bản sao hợp đồng còn thời hạn.

Nếu hợp đồng đứng tên người khác, hồ sơ có thể phải bổ sung giấy xác nhận cung cấp chỗ ở, bản sao giấy tờ của người cung cấp chỗ ở và hợp đồng thuê nhà.

Người ở ký túc xá có thể dùng xác nhận cư trú do trường cấp. Với goshiwon, nơi tiếp nhận có thể yêu cầu giấy xác nhận vào ở, biên lai thanh toán gần nhất và giấy đăng ký kinh doanh của cơ sở.

TOPIK và thư giải trình có phải ai cũng nộp?

Không nhất thiết. Chứng chỉ TOPIK hoặc giấy tờ chứng minh năng lực ngôn ngữ phụ thuộc điều kiện nhập học và yêu cầu của từng trường. Thư giải trình hoặc kế hoạch học tập thường đáng chuẩn bị khi:

• Chuyển sang ngành ít liên quan đến quá trình học trước đây.
• Đổi trường hoặc thay đổi mạnh định hướng học tập.
• Có tỷ lệ chuyên cần thấp hoặc kết quả học tập chưa tốt.
• Có khoảng trống trong quá trình học tập, lưu trú.

Nội dung nên giải thích logic học tập, lý do chọn ngành và kế hoạch sau tốt nghiệp, thay vì chỉ viết chung chung rằng muốn tiếp tục ở lại Hàn Quốc.

Lệ phí có phải luôn là 135.000 won?

Không nên chốt một con số cho mọi trường hợp. Một số hướng dẫn của trường ghi 135.000 won, trong khi hướng dẫn khác ghi 130.000 won. Mức thu có thể khác theo thời điểm, cách nộp và khoản cấp lại thẻ cư trú.

Bộ Tư pháp Hàn Quốc cho biết một số thủ tục đủ điều kiện nộp trực tuyến có thể được giảm phí. Hãy kiểm tra trên HiKorea xem hồ sơ của mình có thể nộp trực tuyến hay không, hoặc gọi 1345 trước ngày nộp. Thông tin dịch vụ được đăng tại Cơ quan Xuất nhập cảnh Hàn Quốc.

Checklist 30 giây trước khi nộp

• Xin checklist D-4 → D-2 mới nhất từ phòng sinh viên quốc tế của trường mới.
• Lấy giấy chuyên cần, bảng điểm và giấy hoàn thành của tất cả các kỳ ở trường tiếng.
• Kiểm tra yêu cầu Apostille hoặc hợp pháp hóa bằng cấp.
• Xin giấy xác nhận số dư gần ngày nộp, đúng tên và đúng loại tài khoản.
• Đảm bảo hợp đồng nhà hoặc giấy xác nhận cư trú còn hiệu lực.
• Chuẩn bị cả bản gốc và bản sao; mang thêm bản dịch tiếng Hàn nếu trường hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
• Kiểm tra hạn visa hiện tại và đặt lịch sớm nếu phải đến cơ quan xuất nhập cảnh.